Tư vấn thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp

Dịch Vụ | 13/04/2023

Khi công ty thay đổi địa chỉ từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới, thủ tục hành chính cần được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư nơi đặt trụ sở cũ. Sau khi hoàn thành thủ tục, Sở kế hoạch đầu tư sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới và ghi nhận địa chỉ mới trên đăng ký.

Để đặt trụ sở công ty, cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính. Cụ thể, trụ sở công ty không được đặt tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác. Tuy nhiên, nếu đăng ký địa chỉ công ty tại chung cư, khách hàng có thể cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở để thủ tục giải quyết hồ sơ thay đổi trụ sở nhanh hơn.

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác

Nếu công ty thay đổi địa chỉ sang một quận/huyện/tỉnh/thành phố khác, cần nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để chốt thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang địa chỉ mới. Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài từ 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký. Tuy nhiên, công ty thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện sẽ không cần phải thực hiện thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế và có công văn của cơ quan thuế cho phép chuyển địa chỉ, công ty cần soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ sẽ được nộp trực tuyến và được kiểm tra tính hợp lệ trước khi nộp hồ sơ giấy tại cơ quan đăng ký.

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với địa chỉ mới của công ty

Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, công ty sẽ nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.

Lưu ý: Trụ sở công ty phải được đăng ký hợp pháp và không được đặt tại chung cư, đất dự án chưa được phê duyệt, đất nông nghiệp và một số trường hợp

(Điều 47 Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, NĐ 01/2021/NĐ-CP)

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận hồ sơ bao gồm:

– 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật

– 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)

– 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;

– 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:

– 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật

– 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)

– Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)

– 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)

– 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty

Sau khi được cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, công ty cần xử lý một số vấn đề sau.

Về hóa đơn công ty

Đối với việc thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện, công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần phải đóng dấu đóng tên công ty, ghi thêm địa chỉ mới của công ty trên hóa đơn cũ và sau đó làm công văn (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) và gửi tới Chi cục thuế để xin phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty đến quận/huyện/tỉnh khác, công ty cần thực hiện các bước sau:

– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tới cơ quan thuế nơi chuyển đi.

– Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn.

– Nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.

– Gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn tới cơ quan thuế.

Hoặc nếu khách hàng muốn sử dụng hóa đơn mới, khách hàng cần tiến hành:

– Nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế

– Nộp thông báo phát hành hóa đơn mới

Ngoài ra, nếu công ty thay đổi địa chỉ công ty đến quận/huyện khác, thì công ty cần thực hiện việc thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế và xã hội.

Để giảm thiểu các rủi ro và tiết kiệm thời gian cho khách hàng trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, chúng tôi đề xuất khách hàng sử dụng dịch vụ pháp lý tại Luật Đại Nghĩa. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ sau đây:

– Tư vấn cụ thể về vấn đề khách hàng muốn thay đổi trong Đăng ký kinh doanh;

– Hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ và điền thông tin vào mẫu tờ khai đăng ký;

– Soạn thảo hồ sơ;

– Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay cho khách hàng;

Chúng tôi luôn sẵn sàng để được phục vụ quý khách hàng. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH Lưu Đại Nghĩa

Văn phòng giao dịch tại Hà Nội: Phòng 1007 toà A6B Nam Trung Yên, đường Mạc Thái Tổ, phường Trung Hoà, quận Cầu Giấy, Hà Nội

Văn phòng giao dịch tại Thành phố Hồ Chí Minh: Số 5 đường 84 P10 Q6 khu Bình Phú 2, Thành phố Hồ Chí Minh.

SĐT: 0984867479  (Luật sư Đỗ Thị Ánh Tuyết)